Документ

Уровни секретности

Уровни секретности документов в СССР

Максимальный

CC/ОП (Совершенно Секретно. Особая Папка) ОП (Особая Папка) ОВ (Особой Важности) СС (Совершенно Секретно) С (Секретно) ДСП (Для служебного пользования)

Минимальный

Связанные понятия

Секретная информация Гриф секретности Государственная тайна

Докуме́нт (от лат. documentum в «образец, свидетельство, доказательство») в материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве .

В узком смысле документ в облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. В широком смысле и книга, и скульптура - документы.

Договор аренды

Официальная формулировка в законодательстве России:

Документ в материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

в Федеральный закон в„– 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов

Важный вид документов в различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

В информационных системах для обеспечения потребностей информационного поиска, с одной стороны, описывается документ как материальный объект - совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), т.е. метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закрепленной на этом объекте как правило, с помощью индексов.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин "Делопроизводство".

Классификация документов

Документы различают:

• По назначению
  • организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);
  • распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);
  • информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);
  • учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);
  • нормативные документы (с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы);
  • и др.
• По времени создания в первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.)
• По способу изготовления в черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)
• По типу содержания в текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные
• По способу представления в электронный, на бумажных носителях
• По месту издания в внутренние, внешние
• По направлению отправки в входящие, исходящие
• По распространению в опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные
• По необходимости технических средств в человекочитаемые, машиночитаемые
• По уровню секретности - не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

Для автоматизации обработки документов с XX века широко используются компьютеры.

На протяжении истории носители информации менялись.

Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчетность всех заинтересованных лиц. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.

Функции документов

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

• Информационная функция в каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации.
• Функции, обеспечивающие процесс управления
• Функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции документа:

• Информационная в определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,
• Коммуникативная в документы являются средством обмена информации,
• Социальная в состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа:

• Управленческая в в ней документ выступает как средство управления деятельностью,
• Организационная в документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,
• Правовая в документ может являться письменным доказательством и быть источником права,
• Общекультурная в способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,
• Историческая в документ является историческим источником.

Юридический документ

Юридический документ в материальный носитель, оформленный и составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства, создающий у лиц права и обязанности.

См. также

• Генератор отчётов
• Доклад
• Техническая документация
• Технотронный документ
• Файл
• Электронный документ
• HL7 (медицинский стандарт)
• OpenDocument
• Классификация интернет-ресурсов в библиотеках

Документ. Объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды [из п. 4.1.1 ГОСТ 52292-2004] Приложение А.1 Определения, установленные в других стандартах документ, документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. [ГОСТ Р 51141в98] документ: Информация и соответствующий носитель.[из п.3.7.2 ГОСТ Р ИСО 9000-2001 (заменен на ГОСТ Р ИСО 9000-2008 с 10.09.2009)] Примеры: записи (3.7.6), нормативная и техническая документация (3.7.3), процедурный документ, чертеж, отчет, стандарт. Примечания 1 Носитель может быть бумажным, магнитным, электронным или оптическим компьютерным диском, фотографией или эталонным образцом, или комбинацией из них. 2 Комплект документов, например технических условий и записей, часто называется "документацией". 3 Некоторые требования (3.1.2) (например требование к разборчивости) относятся ко всем видам документов, однако могут быть иные требования к техническим условиям (например требование к управлению пересмотрами) и записям (например требование к восстановлению) документ: Информация, представленная на соответствующем носителе.[из п.3.7.2 ГОСТ Р ИСО 9000-2008 (взамен ГОСТ Р ИСО 9000-2001 с 10.09.2009)] Пример - ЗАПИСИ (3.7.6), СПЕЦИФИКАЦИЯ (3.7.3), процедурный документ, чертеж, отчет, стандарт. Примечания 1. Носитель может быть бумажным, магнитным, электронным или оптическим, компьютерным диском, фотографией или эталонным образцом, или их комбинацией. 2. Комплект документов, например, спецификаций и записей, часто называется "документацией". 3. Некоторые ТРЕБОВАНИЯ (3.1.2) (например, требование к разборчивости текста) относятся ко всем видам документов, однако могут быть особые требования к спецификациям (например, требование к управлению пересмотрами) и записям (например, требование к восстановлению). документ: Уникально обозначенный блок информации для использования человеком, такой как отчет, спецификация, руководство или книга.[ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 9294] документ: Структурированная информация, прямо или косвенно предназначенная для восприятия человеком, которая может передаваться, храниться, разыскиваться и обрабатываться с помощью учрежденческих приложений.[ГОСТ Р ИСО/МЭК 10031-1] Примечание в Это определение используется и в ГОСТ Р ИСО/МЭК 10166, ГОСТ Р ИСО/МЭК 10740. документ (элемент документации): Целевая информация, предназначенная для конкретной аудитории, размещенная на конкретном носителе (например, в книге, на диске, в краткой справочной карте) в заданном формате.[ГОСТ Р ИСО/МЭК 15910] документ: Структурированный объём информации, предназначенный для визуального восприятия, которым можно обмениваться как единым целым между пользователями и/или системами.[ИСО/МЭК 8613-1] документ: Совокупность информации, которая обрабатывается как единое целое. Документы классифицируются в соответствии с конкретными типами документов.[ИСО 8879] Примечание в В настоящем стандарте этот термин почти всегда означает (без потери точности) документ SGML. электронный документ: Документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники.[ГОСТ 7.83] документ электронный (ДЭ): Информационный объект, состоящий из двух частей: - реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты (имя, время и место создания, данные об авторе и т.д.) и электронную цифровую подпись; - содержательной, включающей в себя текстовую, числовую и/или графическую информацию, которая обрабатывается в качестве единого целого. [Р 50.1.031]

Литература

• Документ // Энциклопедический словарь Брокгауза и Ефрона: В 86 томах (82 т. и 4 доп.). в СПб., 1890в1907.
• Словарь терминов по информатике. Наука, 1971.

Ссылки

• Документ в статья из Большой советской энциклопедии